Trefmagazine.nl

Vol met interessante blogartikelen

Blog

De ideale vergaderzaal voor jouw bedrijf

Vergaderingen zijn belangrijk voor ieder bedrijf. Er worden belangrijke beslissingen genomen, nieuwe plannen besproken en er wordt ook een samenwerkingsdynamiek geschapen die er zonder al die uren vergaderen waarschijnlijk niet zou zijn tussen collega’s. Een goede vergaderlocatie is daarom ook erg belangrijk. Maar hoe zorg je er nu voor dat jouw vergaderzaal net zo fantastisch is als, bijvoorbeeld, de vergaderlocatie Den Haag of andere locaties van een bedrijf als Onemeeting? Zo doe je dat:

Past het allemaal?

Het eerste dat belangrijk is bij het plannen van je vergaderzaal is ruimte. Dit klinkt misschien logisch, maar ga maar eens goed na hoeveel mensen er bij een standaard vergadering aanwezig zijn. Heb je dat aantal? Oké, en ga dan nu eens na hoeveel mensen er ongeveer aanwezig zijn bij een presentatie aan een belangrijke klant? Of een meeting van, misschien wel, het hele bedrijf of een bepaalde afdeling? In het ideale geval heb je een vergaderzaal waar de realistisch grootst mogelijke groep comfortabel in past. Er zijn weinig dingen ongemakkelijker binnen de bedrijfswereld dan vergaderen in een te krappe ruimte. Stel je voor dat er mensen moeten staan.

Staat alles aan?

Dit klinkt misschien als nog een no-brainer, maar zorg ook voor genoeg technologische steun in je vergaderzaal. Als iemand naar buiten moet om zijn laptop op te laden, doe je iets fout. Stopcontacten, verlengsnoeren, een audiosysteem waarvan iedereen snapt hoe het werkt en een goede projector of een groter beeldscherm dat niet of weinig kuren vertoond zijn van groot belang. Onze wereld, en dus ook het bedrijfsleven, blijft maar digitaliseren, en snel je digitale werk (zoals een grafiek over de oplopende winst van het bedrijf) kunnen laten zien zonder het eerst analoog te hoeven maken helpt een vergadering ontzettend op weg.

Slaapt er niemand?

Duik ook even, nu je toch bezig bent, in de kunst van kleur en belichting. Geloof het of niet, maar zowel kleur als licht hebben een grote invloed op de stemming en energie van mensen. De kleur blauw wekt vertrouwen en kalmeert, terwijl de kleur rood stimuleert en energie opwekt. Vergelijkbaar, van koel licht worden mensen wakker, en door warmer licht ontspannen ze. Dit zijn dingen om rekening mee te houden in het ontwerp van je vergaderzaal. Je wilt niet per ongeluk je werknemers in slaap verlichten bij elke belangrijke vergadering. Toch?

Er zijn dus best nog een aantal dingen om rekening mee te houden wanneer je een vergaderzaal lay-out wilt maken. Toch komt het allemaal goed, en als het niet lukt of er is geen plek binnen je bedrijf, dan zijn er altijd nog bedrijven als Onemeeting, met bijvoorbeeld een vergaderlocatie Den Haag. Dus, het komt sowieso goed met die vergadering!

Geef een reactie

Thema door Anders Norén